Politiques de confidentialité 

Pour les organismes sans but lucratif du Manitoba, la confidentialité des renseignements personnels est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette politique est basée sur les normes requises

par la LPRPDE * ( https://www.priv.gc.ca/fr /) telle qu'interprétée par l'Organisation

Objectif

1. L'Organisation reconnaît le droit des individus à la confidentialité de leurs renseignements personnels. Cette politique décrit comment l’Organisation recueille, utilise, protège, divulgue et élimine les renseignements personnels.

Définitions

2. Les termes suivants ont la signification suivante dans la présente politique :
3. « Activité commerciale » – toute transaction, tout acte ou toute conduite particulière qui présente un caractère commercial.
4. « Renseignements personnels » – toute information sur une personne qui se rapporte aux caractéristiques personnelles de la personne, y compris, mais sans s'y limiter : le sexe, l'âge, le revenu, l'adresse du domicile, le numéro de téléphone du domicile, l'origine ethnique, la situation familiale, les antécédents médicaux et les problèmes de santé
5. « Partie prenante » – Personnes employées par l’Organisation ou engagées dans des activités au nom de l’Organisation, y compris : les entraîneurs, les membres du personnel, le personnel contractuel, les bénévoles, les gestionnaires, les administrateurs, les membres du comité et les administrateurs et dirigeants de l’Organisation.
6. « Individu » - Toutes les catégories de membres définies dans les statuts de l'Organisation ainsi que toutes les personnes employées par l'Organisation ou engagées dans des activités avec elle, y compris, mais sans s'y limiter, les athlètes, les entraîneurs, les organisateurs, les officiels, les bénévoles, les gestionnaires, les administrateurs, les membres du comité et les directeurs et dirigeants de l'Organisation.
7. « Organisation » – désigne la Manitoba Team Handball Federation Inc.

Application de la présente politique

3. Cette politique s’applique à toutes les parties prenantes et à tous les individus en ce qui concerne les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués au cours de l’activité de l’Organisation.

4. Sauf disposition contraire de la LPRPDE ( Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) , le conseil d’administration de l’Organisation aura le pouvoir d’interpréter toute disposition de la présente politique qui est contradictoire, ambiguë ou peu claire.

Obligations

5. L’Organisation est tenue de suivre et de respecter la LPRPDE dans toutes les questions impliquant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

6. En plus de remplir les obligations légales exigées par la LPRPDE, les parties prenantes de l'Organisation ne doivent pas :
   1. Publier, communiquer, divulguer ou divulguer à toute personne, entreprise, société ou tiers non autorisé toute information personnelle sans le consentement écrit exprès de la personne concernée.
   2. Se placer sciemment dans une position où ils sont obligés envers une organisation de divulguer des renseignements personnels
   3. Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, divulguer des renseignements personnels à des membres de leur famille, à des amis, à des collègues ou à des organisations dans lesquelles les membres de leur famille, leurs amis ou leurs collègues ont un intérêt.
   4. Tirer un avantage personnel des renseignements personnels qu’ils ont acquis dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions au sein de l’Organisation
   5. Accepter tout cadeau ou faveur qui pourrait être interprété comme étant donné en prévision ou en reconnaissance de la divulgation de renseignements personnels

Responsabilité

7. Le responsable de la protection de la vie privée est responsable de la mise en œuvre de cette politique, du suivi de la collecte de renseignements et de la sécurité des données et de s'assurer que tout le personnel reçoit une formation appropriée sur les questions de confidentialité et leurs responsabilités. Le responsable de la protection de la vie privée traite également les demandes d’accès aux renseignements personnels et les plaintes.
   
   
   

8. Fonctions - Le responsable de la protection de la vie privée doit :
   1. Mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels
   2. Établir des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements
   3. Enregistrer toutes les personnes ayant accès aux renseignements personnels
   4. Assurez-vous que tous les fournisseurs tiers respectent cette politique
   5. Former et communiquer au personnel des renseignements sur les politiques et pratiques de confidentialité de l’Organisation.

Déterminer les objectifs

9. L'Organisation peut recueillir des renseignements personnels auprès de particuliers et de particuliers potentiels à des fins qui incluent, sans toutefois s'y limiter :

Communications

1. Envoi de communications sous forme de bulletin électronique ou d'infolettre avec du contenu lié aux programmes, événements, collectes de fonds, activités, discipline, appels et autres renseignements pertinents de l'Organisation
2. Publication d'articles, relations avec les médias et affichages sur le site Web de l'Organisation, affichages ou affiches
3. Nominations aux prix, biographies et relations avec les médias
4. Communication au sein et entre les intervenants et les individus
5. Résultats disciplinaires et liste des suspensions à long terme
6. Vérification de l'état de résidence

Enregistrement, saisie dans la base de données et surveillance

1. Inscription des membres, des programmes, des événements et des activités
2. Entrée dans la base de données de l'Association canadienne des entraîneurs et pour déterminer le niveau de certification des entraîneurs, les qualifications des entraîneurs et la sélection des entraîneurs.
3. Entrée de base de données pour déterminer le niveau de certification et de qualification des arbitres
4. Détermination de l'admissibilité, du groupe d'âge et du niveau approprié de jeu/compétition
5. Inscription des athlètes, équipement des uniformes et divers éléments de la sélection des athlètes et des équipes
6. Suivi technique, formation des officiels, objectifs éducatifs, promotion du sport et publications dans les médias

Ventes, promotions et marchandisage

1. Achat d'équipement, de manuels d'entraînement, de ressources et d'autres produits
2. Promotion et vente de marchandises

Général

1. Organisation et administration du voyage
2. Mise en œuvre du programme de dépistage de l'Organisation
3. Urgence médicale, contacts d'urgence ou rapports relatifs à des problèmes médicaux ou d'urgence
4. Détermination des données démographiques des membres et des souhaits et besoins du programme
5. Gestion des réclamations d'assurance et des enquêtes d'assurance
6. Enregistrement vidéo et photographie à usage personnel, et non à des fins commerciales, par les spectateurs, les parents et les amis
7. Enregistrement vidéo et photographie à des fins promotionnelles, de marketing et de publicité par l'Organisation
8. Paie, honoraires, assurances corporatives et régimes de santé

10. Les parties prenantes de l'Organisation peuvent recueillir des renseignements personnels auprès de personnes et de personnes potentielles à d'autres fins, à condition qu'un consentement documenté précisant l'utilisation des renseignements personnels soit obtenu auprès des personnes ou des personnes potentielles.

Consentement

11. En fournissant des renseignements personnels à l’Organisation, les personnes impliquent leur consentement à l’utilisation de ces renseignements personnels aux fins identifiées dans la section « Finalités d’identification » de la présente politique.

12. Au moment de la collecte des renseignements personnels et avant l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels, l’Organisation obtiendra le consentement des personnes par des moyens légaux. L’Organisation peut recueillir des renseignements personnels sans consentement lorsqu’il est raisonnable de le faire et autorisé par la loi.

13. Pour déterminer s’il convient d’obtenir un consentement écrit ou implicite, l’Organisation tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels, ainsi que des attentes raisonnables des personnes. Les personnes peuvent consentir à la collecte et à l’utilisation spécifiée des renseignements personnels de la manière suivante :
    1. Remplir ou signer un formulaire de demande
    2. Cocher une case ou sélectionner une option (comme « Oui » ou « J'accepte »)
    3. Fournir un consentement écrit, physiquement ou électroniquement
    4. Consentir oralement en personne
    5. Consentir oralement par téléphone

14. L’Organisation n’exigera pas, comme condition de fourniture d’un produit ou d’un service, que les individus consentent à l’utilisation, à la collecte ou à la divulgation de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif spécifié du produit ou du service.

15. Une personne peut retirer son consentement par écrit, en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. L'organisation avisera la personne concernée des conséquences du retrait de son consentement.

16. L'Organisation n'obtiendra pas le consentement des personnes mineures, gravement malades ou mentalement incapables. Le consentement de ces personnes sera obtenu d’un parent, d’un tuteur légal ou d’une personne détenant une procuration.

17. L'Organisation n'est pas tenue d'obtenir le consentement pour la collecte de renseignements personnels et peut utiliser les renseignements personnels à l'insu de la personne ou sans son consentement, seulement si :
    1. Il est clairement dans l’intérêt de la personne concernée et la possibilité d’obtenir son consentement n’est pas disponible en temps opportun.
    2. La connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l'exactitude des renseignements personnels et la collecte est nécessaire pour enquêter sur une violation d'un accord ou une contravention à une loi fédérale ou provinciale.
    3. Une urgence menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne
    4. Les renseignements sont accessibles au public, comme le précise la LPRPDE.

18. L’Organisation n’est pas non plus tenue d’obtenir le consentement pour la collecte de renseignements personnels si ces renseignements sont destinés à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires.

19. L'Organisation peut divulguer des renseignements personnels à l'insu ou sans le consentement de la personne concernée seulement :
    a) À un avocat représentant l'Organisation
    1. Pour recouvrer une dette que l'individu doit à l'organisation
    2. Pour se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance rendue par un tribunal ou un autre organisme compétent
    3. À une institution gouvernementale qui a demandé l'information et identifié son autorité légale, si cette institution gouvernementale indique que la divulgation est faite à l'une des fins suivantes : exécuter ou mener une enquête, recueillir des renseignements relatifs à toute loi fédérale, provinciale ou étrangère, à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales, ou administrer toute loi fédérale ou provinciale
    4. À un organisme d'enquête nommé dans la LPRPDE ou à une institution gouvernementale, si l'organisation estime que les renseignements personnels concernent une violation d'une entente, contreviennent à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou si l'organisation soupçonne que les renseignements personnels concernent la sécurité nationale ou la conduite des affaires internationales.
    5. À un organisme d'enquête à des fins liées à l'enquête sur une violation d'un accord ou une contravention à une loi fédérale ou provinciale
    6. En cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'une personne (l'Organisation avisera l'

(Individu de la divulgation)

1. À un établissement d'archives
2. 20 ans après le décès de la personne ou 100 ans après la création du dossier
3. Si elle est accessible au public tel que spécifié dans la LPRPDE
4. Si la loi l'exige autrement

Exactitude, rétention et ouverture

20. Afin de minimiser la possibilité que des renseignements personnels inappropriés soient utilisés pour prendre une décision concernant un membre, les renseignements personnels seront exacts, complets et aussi à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils seront utilisés.

21. Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour permettre la participation aux programmes, événements et activités de l’Organisation, et afin de conserver des archives historiques comme l’exigent la loi ou les organismes directeurs.

22. Les parties prenantes de l’Organisation seront sensibilisées à l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels et doivent se conformer à la politique de confidentialité de l’Organisation .

23. Les renseignements personnels seront protégés contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements personnels.

24. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision concernant une personne seront conservés pendant au moins un an afin de permettre à la personne d’accéder aux renseignements personnels une fois la décision prise.

25. L'Organisation mettra les renseignements suivants à la disposition des particuliers :
    1. Cette politique de confidentialité
    2. Toute documentation supplémentaire expliquant plus en détail la politique de confidentialité de l'organisation
    3. Le nom ou le titre et l'adresse de la personne responsable de la confidentialité de l'organisation

Politique

1. Les moyens d'accéder aux renseignements personnels détenus par l'organisation
2. Une description du type de renseignements personnels détenus par l'organisation, y compris un compte rendu général de leur utilisation
3. Identifier les tiers auxquels les renseignements personnels sont mis à la disposition

Accès

26. Sur demande écrite et avec l'aide de l'Organisation après confirmation de l'identité de la personne, les personnes peuvent être informées de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels et auront accès à ces renseignements personnels. Les personnes ont également le droit d’être informées de la source des renseignements personnels et d’obtenir un compte rendu des tiers auxquels les renseignements personnels ont été divulgués.

27. À moins qu’il existe des motifs raisonnables de prolonger le délai, les renseignements personnels demandés seront divulgués à la personne, sans frais pour celle-ci, dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande écrite.

28. Les personnes peuvent se voir refuser l’accès à leurs renseignements personnels si ces renseignements :
    1. C'est excessivement coûteux à fournir
    2. Contient des références à d'autres personnes
    3. Ne peut être divulgué à des fins juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale
    4. Est soumis au secret professionnel de l'avocat ou au privilège relatif au litige

29. Si l’Organisation refuse une demande de renseignements personnels, elle doit informer la personne concernée des raisons du refus et identifier les dispositions connexes de la LPRPDE qui appuient le refus.

Défis de conformité

30. Les particuliers peuvent contester le respect de la présente politique par l’Organisation.

31. À la réception d'une plainte, l'Organisation :
    1. Sauvegardez la date de réception de la plainte
    2. Aviser le responsable de la protection de la vie privée qui agira de manière neutre et impartiale pour résoudre la plainte ;
    3. Accuser réception de la plainte par le biais d'une conversation téléphonique et clarifier la nature de la plainte dans les sept (7) jours suivant la réception de la plainte
    4. a) Nommer un enquêteur faisant appel au personnel de l'Organisation ou à un enquêteur indépendant, qui aura les compétences nécessaires pour mener une enquête juste et impartiale et aura un accès sans entrave à tous les dossiers et à tous les membres du personnel.
    5. Une fois l’enquête terminée et dans les trente (30) jours suivant la réception de la plainte, l’enquêteur soumettra un rapport écrit à l’Organisation.
    6. Informer le plaignant du résultat de l'enquête et de toutes les mesures pertinentes prises pour rectifier la plainte, y compris toute modification des politiques et procédures

32. L'Organisation ne licenciera pas, ne suspendra pas, ne rétrogradera pas, ne disciplinera pas, ne harcèlera pas ou ne désavantagera pas de quelque autre manière que ce soit toute personne ou partie prenante de l'Organisation qui :
    1. Remettre en question l'Organisation pour sa conformité à cette politique
    2. Refuse de contrevenir à la présente politique ou à la LPRPDE
    3. Prenez des précautions pour ne pas enfreindre la présente politique ou la LPRPDE ; même si ces précautions peuvent être en opposition avec les tâches habituelles accomplies par l'individu

Examen et approbation

33. Cette politique sera révisée tous les deux (2) ans par le Comité de gouvernance de l’organisation.
34. Cette politique a été approuvée par le conseil d'administration de l'organisation le 20 mars 2022.

Politique de confidentialité

Objectif

1. L’objectif de cette politique est d’assurer la protection des renseignements confidentiels qui sont la propriété de l’Organisation.

Application de la présente politique

2. Cette politique s'applique à toutes les catégories de membres définies dans les statuts de l'Organisation ainsi qu'à toutes les personnes employées par l'Organisation ou engagées dans des activités avec elle. Les personnes concernées par la présente politique comprennent, sans toutefois s'y limiter, les athlètes, les entraîneurs, les organisateurs, les arbitres, les officiels, les bénévoles, les gestionnaires, les administrateurs, les membres du comité et les directeurs et dirigeants de l'organisation (ci-après

« Représentants »).

Renseignements confidentiels

3. Le terme « Renseignements confidentiels » comprend, mais sans s’y limiter, ce qui suit :
   1. Renseignements personnels des représentants de l’organisation, notamment :
      1. Adresse du domicile
      2. Adresse courriel

• Numéros de téléphone personnels

1. Date de naissance
2. Informations financières
3. Histoire médicale

• Vérifications des antécédents criminels
• Vérifications du registre des abus envers les enfants

1. Propriété intellectuelle de l'organisation, renseignements exclusifs et activités liées aux programmes, collectes de fonds, procédures, méthodes commerciales, formulaires, politiques, plans de marketing et de développement, programmes publicitaires, matériel créatif et de formation, secrets commerciaux, connaissances, techniques, données, produits, technologies, programmes informatiques, manuels, listes d'enregistrement, logiciels, informations financières et informations qui ne sont pas généralement ou publiquement connues ou distribuées de l'organisation.

4. Les renseignements confidentiels n’incluent pas les éléments suivants : nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone professionnel ou toute autre information largement disponible ou publiée publiquement.

5. Les représentants qui publient volontairement ou consentent à la publication de renseignements personnels de base dans un forum public (comme l’inscription d’une adresse courriel sur un site Web) renoncent à l’attente de confidentialité de ces renseignements personnels tant qu’ils sont accessibles au public.

Responsabilités

6. Les représentants ne doivent pas, ni pendant la période de leur implication/emploi au sein de l'Organisation ni à tout moment par la suite, divulguer à toute personne ou organisation des renseignements confidentiels acquis pendant leur période d'implication/emploi, à moins d'y être expressément autorisés.

7. Les représentants ne publieront, ne communiqueront, ne divulgueront ni ne divulgueront à aucune personne, entreprise, société ou tiers non autorisé aucune information confidentielle sans le consentement écrit exprès de l'Organisation.

8. Les représentants n’utiliseront, ne reproduiront ni ne distribueront les renseignements confidentiels sans le consentement écrit exprès de l’Organisation.

9. Tous les dossiers et documents écrits relatifs aux Informations Confidentielles resteront la propriété de l'Organisation et, à la fin de l'implication/de l'emploi auprès de l'Organisation ou à la demande de l'Organisation, les Représentants restitueront immédiatement toutes les Informations Confidentielles écrites ou tangibles, ainsi que les copies et reproductions, et tout autre support contenant des Informations Confidentielles.

Propriété intellectuelle

10. Les droits d'auteur et tous les autres droits de propriété intellectuelle sur tout matériel écrit (y compris le matériel sous format électronique ou publié sur un site Web) et autres œuvres produites dans le cadre de l'emploi ou de la participation à l'Organisation seront la propriété exclusive de l'Organisation, qui aura le droit d'utiliser, de reproduire ou de distribuer ce matériel et ces œuvres, en tout ou en partie, à toutes fins qu'elle souhaite. L’Organisation peut accorder la permission à des tiers d’utiliser sa propriété intellectuelle.

Application de la loi

11. Toute violation de toute disposition de la présente politique peut faire l’objet d’un recours juridique, d’une résiliation de l’emploi ou du poste de bénévole, ou de sanctions conformément à la politique de discipline et de plaintes de l’organisation .

Examen et approbation

12. Cette politique sera révisée tous les deux (2) ans par le Comité de gouvernance de l’organisation.
13. Cette politique a été approuvée par le conseil d'administration de l'organisation le 26 mars 2025.